支払証明書を利用しましょう。

自販機で飲み物の購入や香典代など領収証自体が入手できないケースや領収証の再発行を受け付けていない支払先の場合は、社内で定めた領収書の代わりとなる書類を記入して精算書に添付します。

支払証明書の必要項目

会社さんによっては、「出金伝票」や「支払証明書」のような名称のフォームを定めて利用しています。いずれの名称でも必要となる項目は次の通りです。

① 作成者
② 支払日
③ 支払先
④ 支払内容　　　内容と領収証を添付できない理由を書きます
⑤ 支払金額　　　
⑥ 上長の承認印　決裁権限のある方の承認を得ます

ポイントは、必ず上長の承認を得た上で精算することです。
支払証明書さえ書けば領収書がなくても何でも精算できると精算者に思わせないことです。ここは上司の方の睨みを期待したいところです。また、支払証明書で処理している件数が多ければ、税務調査での心証が悪くなりますのでご注意ください。