海外出張について

出国前に円貨から外貨に両替している場合は、その両替レートを適用してタクシー代や電車代など現地で現金で支払ったものを換算すると良いでしょう。
個人名義のクレジットカードで支払った場合、本人のカード会社からの請求明細の日本円で精算します。
一方、日当のような領収証がなく支払われる手当については社内レート、多くの会社さんの場合だと前月末のTTMのレートを適用します。

輸入仕入について

会計処理上は取引発生時のレートとなりますが、毎日為替レートを調べてレートマスタに毎日登録する運用をしている会社さんは意識しなくて良いですが、そうでない場合、前述の社内レートを適用することが一般的です。